很多企业的成本管理很细致，可复印机、打印机的管理和成本细分却是笔糊涂账。不能细分到部门甚至是个人。有些单位虽然使用了打印监控软件，管理的仅仅是打印部分，但没有对复印部分进行有效管理，管理并不完整。
1、目前复印机管理采用的方法大约有以下5种：
一、设立复印登记制度，复印进行记录。看起来很正规，可问题是：
月底谁来统计每个人的使用量，尤其是一个单位有多台复印机在不同位置，有多个登记本的时候，谁来合计？没人管的记录，还不如不要浪费那个登记本。
二、每个使用者设一个密码，问题是：
1、使用者多的时候，设置密码不方便。（设置后要记录，然后再分配给每位使用者？）
2、变更密码不方便。使用者忘记密码、或离职、或新员工入职时，如何解决密码的设置？（是服务商还是公司的复印机管理者来操作？）
3、打印统计不方便。另外每台电脑都要设置密码打印，更换电脑时，会产生设置的问题。
4、复印统计不方便。统计复印时，要到复印机那里一个账户一个账户地查看，公司复印机多或使用者人数多的时候，统计是个大麻烦。
三、每个部门设一个密码，问题是：
1、使用量、使用权限无法细分到个人。
2、一个员工调换部门，部门密码就需要变更。
3、部门密码就真的保密吗？
四、控制空白复印纸，问题是：
1、纸是领走了，但打印了什么文件、是否使用了彩色，单位并不知道。
2、每次复印要自己放纸，一天到晚就听拉推复印机纸盒的声音了，复印机纸盒也容易损坏。
3、最重要的是为了节省办公，如果花在领纸、管纸上的时间成本、人工成本并不是小数的话，或许不去管还更省钱。
五、专人管复印机，问题是：
1、一年的人工成本多少？
2、管理员离开位置，复印机无法管理或无法使用。
上述5种方法都不理想，其实解决复印打印统计，并控制使用成本并不复杂，最好的解决方案是：使用复印打印管理系统，实现单位所有的复印机和打印机自动管理和统计。
复印、打印、扫描自动管理的好处是：
一、节省费用：每个人彩色与黑白、复印与打印的使用权限可根据需要个性化配置，比如禁止彩色复印或彩色打印的权限，或限制印量等。刷卡才能打印出来，避免了打印出文件没人取或乱取的浪费，彩色打印还可以强制用黑白输出。
二、漫游打印：不装刷卡的话，发出打印命令后如果复印机/打印机正在使用，要等用完才能输出打印件，去取打印件时，如果发现复印机/打印机故障而换设备打印，容易出现原设备故障排除后，发生重复打印的问题。装了刷卡后，可到其它复印机/打印机（包括不同品牌）刷卡输出，重新打印的麻烦和重复打印的问题，都不会发生。
三、保密打印：打印件刷卡才输出，输出时间可自由掌握，避免输出的文件遗留在打印设备上，造成的泄密。
四、扫描便捷又安全：复印机使用刷卡扫描到邮箱时，不用再在复印机上给每个人设置一个邮箱了，刷卡扫描可自动将扫描件发到软件使用者帐户里预先设定好的1个或N个邮箱，既解决了扫描到共享文件夹时信息不安全的问题，又解决了传统扫描到邮箱时，要在每台复印机给每个人设置邮箱的麻烦，和设置复杂的问题，以及更换复印机要重新设置邮箱的问题。（传统扫描到邮箱，人数多的时候、员工入职/离职的时候，设置或删除邮箱的工作是不是很繁琐？供应商是不是怕麻烦，而没有采用比扫描到共享文件夹安全的扫描到邮箱方式？或者没有全部设置扫描到邮箱？甚至没有介绍出租的复印机可以扫描？甚至说出租的复印机不能扫描？）
五、自动统计：通过刷卡复印、刷卡打印，每个人在不同品牌型号复印机、打印机上的使用量，都自动统计到系统后台的账户，一张都跑不了，可以方便地按部门印量、个人印量、月印量、彩色印量、最大用量等条件进行统计，成本的细分不仅能到部门，还能精确到个人。
六、统计准确：使用量以系统管理后台的记录为准（掌握在用户手里），而不是以复印机的计数器为准（掌握在服务商手里），彻底解决租赁或全包服务中，不良供应商虚增使用量（调高计数器）的问题。
七、内容监控：可监控打印的文件名，甚至打印内容、复印内容，有效控制私用。
八、防网络阻塞：打印采用网络共享方式，打印数据先传到服务器上，刷卡时才传到打印机，不像网络打印，打印数据直接传到打印机上，在打印量大，或瞬间打印量大时，可能会阻塞网络。